Perehdytyksellä on merkittävä rooli uuden työntekijän sopeutumisessa organisaatioon. Onnistunut perehdytys on työnantajan ja työntekijän yhteispeliä, joten asiaa kannattaa tarkastella kolikon molemmilta puolilta. Miltä uuden työntekijän perehdytys näyttää yrityksessä juuri nyt? Entä mitä odotuksia uudella työntekijällä on?
Perehdytys hakee yrityksissä muotoaan samoin kuin johtajuus. Puhumme nykyisin mieluummin johtajuudesta kuin johtamisesta, jolloin vastuu omasta työstä on yhä enemmän työntekijällä itsellään sen sijaan, että esihenkilö antaisi ohjeita ja vastauksia. Yhtä lailla perehdytyksen voidaan katsoa olevan yhä enemmän myös uuden työntekijän vastuulla. Tämä ei muuta sitä, etteikö työnantajan olisi tärkeä varmistaa, että uusi työntekijä kokee itsensä aidosti tervetulleeksi ja saa parhaat mahdolliset eväät uuden työnsä alkuun: kyseessä on yhteinen matka.
Työnantaja, näin otat vastaan uuden työntekijän
Uusi työntekijä arvioi uutta työpaikkaa jo rekrytointi-ilmoituksesta alkaen ja koko rekrytointiprosessin ajan. Epäonnistunut perehdytys voi pilata onnistuneen rekrytoinnin. Perehdytykseen kannattaa siis panostaa. Tärkeää on se tunne, jonka uusi työntekijä kokee, kuten Saana Rossi kirjassaan Rekrytoija (2020) kirjoittaa: "Kuitenkin toimivinta oli ihmisten aito halu juurruttaa minut taloon sisälle. Se välittyi monessa yksityiskohdassa.”
Muutamia käytännön asioita on tarpeen tehdä ennen kuin uusi työntekijä aloittaa. Perehtymissuunnitelma kannattaa laatia ajoissa, jotta tiimi ja lähikollegat ovat valmistautuneet ottamaan uuden työkaverin vastaan. Ensimmäinen päivä on hyvä suunnitella tarkoin ja varmistaa, että uudella työntekijällä on odotettu ja tervetullut olo. Tämä voi lähteä pienistä huomioimisista, kuten tervetulolahjasta, tai mikä tapa vain on yrityksellenne luontevaa. Lisäksi on varmistettava, että työvälineet ovat kunnossa, yhteinen lounas on sovittu ja että perehdytyssuunnitelmaan perehtymiselle sekä ihmisiin ja työtiloihin tutustumiselle on varattu sopivasti aikaa. Ensimmäinen päivä on erittäin tärkeä: se on jännittävä tilanne uudelle työntekijälle ja elämänmuutos, joka jää helposti mieleen.
Perehtymisohjelma auttaa varmistamaan, että uusi työntekijä saa tarvittavan tiedon yrityksestä, työtehtävästä ja sidosryhmistä, jotta hän voi mahdollisimman pian ryhtyä sujuvasti itse työntekoon. Perehdytyksen tarkoituksenmukainen organisointi takaa sen, että jokainen organisaation jäsen tietää oman roolinsa uuden työntekijän perehtymisprosessissa.
Perehtymisohjelma auttaa varmistamaan, että uusi työntekijä saa tarvittavan tiedon yrityksestä, työtehtävästä ja sidosryhmistä.
Perehtymisessä on tärkeää huomioida uuden työntekijän yksilölliset tarpeet ja aikaisempi osaaminen. Ohjelman laatimisen ei tarvitse olla vain työnantajan vastuulla, vaan toimivaa on laatia se yhdessä perehtyjän itsensä kanssa. Yksi tärkeimmistä onnistuneeseen perehdytykseen vaikuttavista seikoista on jatkuva dialogi uuden työntekijän kanssa sekä työhön liittyvissä asioissa että henkilökohtaisella tasolla.
Perehtymisen tsekkilista – tarkista, että yrityksessänne on:
- Selkeä perehtymissuunnitelma ja -materiaalit
- Aito kiinnostus uutta ihmistä kohtaan
- Huomioitu uuden työntekijän aikaisempi osaaminen ja yksilölliset tarpeet perehtymissuunnitelmassa
- Panostettu uuden työntekijän ensimmäiseen päivään
- Tiedotettu koko työyhteisöä uudesta työntekijästä ajoissa: kaikki ovat vastuussa uuden henkilön perehtymisestä
- Valmisteltu tiimi niin, että uusi työntekijä voi helposti tarttua työntekoon
- Keskusteltu riittävästi uuden työntekijän kanssa
- Pyydetty palautetta perehtyjältä perehtymisprosessin aikana ja sen jälkeen
Työntekijä, näin otat vastaan uuden työn
Uutena työntekijänä on hyvä miettiä etukäteen mitä minä tarvitsen, jotta minusta tulee tuottava uudessa työympäristössä. Tästä on hyvä keskustella avoimesti esihenkilön kanssa – mitkä ovat omat odotukset, toiveet ja tarpeet perehtymisjakson aikana. Mahdollisuuksien mukaan ole aktiivisesti mukana oman perehdytyssuunnitelmasi laatimisessa ja keskustele myös sen sisällöstä työyhteisön jäsenten kanssa.
Toinen tärkeä seikka on olla avoimin mielin ja seurata millainen yrityksen kulttuuri ja toimintatavat ovat. Alussa on hyvä varmistaa, että saa tarpeeksi aikaa tavata ihmisiä, keskustella heidän kanssaan rauhassa, tutustua työskentelytapoihin ja oleellisiin työnteon välineisiin. Tämän jälkeen on hyvä tarttua mahdollisimman pian itse työntekoon. Tekemällä oppii parhaiten. Oma aktiivisuus on yksi tärkeimmistä sekoista onnistuneessa perehtymisjaksossa.
Esihenkilön kanssa on hyvä keskustella odotuksista, tarpeista ja toiveista perehtymisjakson aikana.
Uusia työtehtäviä suunnitellessasi, järjestä kalenteriisi tilaa niin, että voit myös reflektoida mitä olet oppinut, perehdy itsenäisesti tarvittaviin osa-alueisiin lisää ja ota selvää asioista. Uuden työn alkaessa on tärkeää huolehtia myös elämän peruspilareista: liikunnasta, hyvästä ravinnosta ja riittävästä unesta.
Perehtyjän muistilista – muistathan, että:
- Perehtyjänä sinä olet aktiivinen toimija, et vain vastaanottavassa roolissa
- Perehdytyksen aikana yritys saa tietoa sinun aktiivisuudestasi ja oma-aloitteisuudestasi – ensivaikutelma on tärkeä
- Kerro avoimesti odotuksistasi, toiveistasi ja tarpeistasi
- Ole aktiivinen ja avoimin mielin: kuuntele, esitä kysymyksiä ja ota aikaa reflektoida uusia asioita
- Pidä huolta itsestäsi, jotta jaksamisesi pysyy hyvällä tasolla
