Johtaminen on viestintää – ja viestintä johtamista. Johda kuin ihminen toiselle.
Viestinnän tärkeyttä ei voi olla korostamatta johtamistyössä. Kaikki, mitä johtaja sanoo tai jättää sanomatta, on viestintää.
Tämän asian tiedostaminen sekä helpottaa että raskauttaa johtamistyötä. Onhan johtajakin ihminen, joka joskus puuskahtaa, lipsauttaa, nielaisee ruman sanan, hengittää raskaasti tiukassa esiintymistilanteessa tai nauraa turhankin iloisesti, vaikka elettäisiin muutosten aikaa. Häntä siis tarkkaillaan, ja se on luonnollista.
Rohkeutta viestintään!
Johtajalta ja johtamiselta vaaditaan rohkeutta. Johdon tulee antautua vuorovaikutukseen henkilöstön kanssa, löydettävä omat kanavansa ja äänensä. Oltava ihminen ihmisten joukossa, omana itsenään.
Mikäli johto elää tiukasti omassa kuplassaan, se ei koskaan saavuta aitoa vuorovaikutusta henkilöstön kanssa. Matala hierarkia on viestinnässä eduksi sillä ylinkään johto ei saisi olla käytäväkeskusteluiden ulottumattomissa. Etätyöaikana luontevat, spontaanit kohtaamiset ovat vaikeutuneet ja se on kasvattanut viestintävelkaa. Tiedon aukoilla on tapana täyttyä tulkinnoilla, huhuilla ja epätiedolla.
Poikkeustilanteissa viestintää on lisättävä eri kanaviin ja voi joutua ottamaan käyttöön myös uusia kanavia. Johtajan kannattaa olla rohkea arjen kohtaamisissa. Mikäli sellaiset eivät ole mahdollisia, voi videoida ”mitä meille kuuluu” -tilannekatsauksia. Avoimet keskustelukanavat, kuten Yammer-keskustelut, yhteiset verkkotapaamiset sekä tiedotteet sallivat kommentoinnin ja rakentavat luottamusta. Kannattaa kysyä mielipidettä sellaisiltakin henkilöiltä, joiden kanssa ei normaalisti tee työtä.
Vaikkei isoja uutisia olisikaan, on parempi viestiä riittävän usein ja osoittaa näin arjen välittämistä. Joskus on tärkeää kertoa, ettei ole mitään uutta.
Kärsivällisyyttä, kiitos!
Monesti johto syyllistyy viestinnässä kärsimättömyyteen. ”Mikä tässä nyt on niin vaikeaa? Asiastahan informoitiin viime kuun henkilöstötilaisuudessa.” Viestinnässä on hyväksyttävä toiston tärkeys. Kerrataan, selitetään vielä kerran taustat päätöksille ja otetaan vastaan henkilöstön reaktiot. Se, mikä itselle on tullut kuukausien pohdintojen aikana itsestäänselvyydeksi, on henkilöstölle vasta kurkistus avaimenreiästä samaan huoneeseen.
Selkeyttä, jos mahdollista!
Uusissa tilanteissa viestinnän selkeys on erityisen haastavaa. Joskus voi olla mahdotontakin yksinkertaistaa monimutkaista maailmaa. Kannattaa kuitenkin keskittyä välttämään pahimmat sudenkuopat. Selkeys karkaa, mikäli viestit muotoillaan ”loppujen lopuksi esihenkilöt saavat päättää tiiminsä asioista” tai ”käytännössä toimimme tapauskohtaisesti harkiten”, ”tämä on yleisohje mutta toisaalta taas…”. Varsinkin haastavissa muutostilanteissa selkeät viestit luovat turvan ja hallinnan tunnetta.
Johto ei voi kadota pitkiksi ajoiksi hiljaisuuteen. Vaikkei isoja uutisia olisikaan, on parempi viestiä riittävän usein ja osoittaa näin arjen välittämistä. Joskus on tärkeää kertoa, ettei ole mitään uutta.
Esihenkilöt ja HR ovat keskeisessä roolissa viestien perille menossa. Pitää varmistaa, että esihenkilöt kertovat johdonmukaisesti samaa viestiä eivätkä arvota sitä henkilökohtaisilla mielipiteillään ”en itse kyllä usko tähän”, ”olisin itse päättänyt toisin mutta kun johto…”. Tehokkaampaa tapaa viedä pohja johdon viesteiltä saa hakea.
Huomioidaan kaikki!
Kun viestintä on ymmärrettävää ja konkreettista, se saavuttaa vastaanottajansa. On tärkeää tuntea asiakkaiden maailma, jotta voi viestiä myös heille merkityksellisistä asioista. Ulkoisen viestintäkumppanin käyttäminen on joskus paikallaan ja silloin on varmistettava, että viestintä ei ole etäännyttävää.
Johdon kannattaa aina kuvitella itsensä mikrofonin eteen kertomassa samaa asiaa eri sidosryhmille. Tukeeko oma persoona viestiä ja mennäänkö sen taakse piiloon?
